H&E CONSULTORES LEGALES
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS DE H&E CONSULTORES LEGALES
La Constitución Política de Colombia establece en su Artículo 15 el derecho de protección de datos personales como “[…] el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas […]”.
A su turno, la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 desarrolló este derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, reglamentado por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), i.a.
En ese orden de ideas, H&E CONSULTORES LEGALES de ahora en adelante H&E CONSULTORES LEGALES, implementa esta Política de Tratamiento de Datos (PTD), dando cumplimiento a la normatividad vigente sobre la materia, con miras a proteger la información de sus trabajadores, contratistas, clientes, aliados, asociados y demás personas relevantes en su operación.
Los datos personales que se obtengan en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con H&E CONSULTORES LEGALES, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia.
Para cualquier inquietud, solicitud o notificación, se pone a disposición de los interesados los datos de contacto correspondientes: [https://heconsultoreslegales.com/contacto/]
Esta PTD tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento de datos personales a través de los procedimientos de H&E CONSULTORES LEGALES, dando cumplimiento a la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.
Esta PTD se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de H&E CONSULTORES LEGALES, considerada como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que operen como encargadas del tratamiento de datos personales.
La PTD está encaminada a que los interesados tengan a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a H&E CONSULTORES LEGALES cuando esta tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
– Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.
– Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
– Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
– Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
– Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
– Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
– Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
– Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
– Principio de Confidencialidad: Todos los interviniese en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. H&E CONSULTORES LEGALES se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal y como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento.
– Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a
la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
– Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el Artículo 20 de la Constitución Política de Colombia y las demás normas que le sean aplicables.
– Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, H&E CONSULTORES LEGALES realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente PTD y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
H&E CONSULTORES LEGALES podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las relaciones contractuales, jurídicas y en general aquellas necesarias en el giro ordinario de sus negocios y operaciones. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente PTD y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la ley.
En todo caso, cuando H&E CONSULTORES LEGALES transmita los datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales que hagan saber esta situación.
DERECHOS Y OBLIGACIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
DERECHOS DE LOS TITULARES
En el Tratamiento de Datos Personales por parte de H&E CONSULTORES LEGALES se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:
– Conocer, actualizar y rectificar los Datos frente a él o los Encargados del Tratamiento de datos.
– Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.
– Ser informado por la Entidad o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les da a los datos.
– Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que, en el Tratamiento H&E CONSULTORES LEGALES o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
– Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, como cuando, por ejemplo, se remite a H&E CONSULTORES LEGALES una hoja de vida para participar en procesos de selección, se remite una oferta o propuesta, y/o cuando se ingresa a las instalaciones a sabiendas de la existencia de sistemas de video vigilancia.
CASOS EN QUE LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
– Información requerida por H&E CONSULTORES LEGALES, en ejercicio de una relación comercial, contractual, jurídica, voluntaria o por orden judicial.
– Datos de naturaleza pública.
– Casos de urgencia médica o sanitaria.
– Tratamiento de información autorizado por la ley para fines tributarios, históricos, contables, estadísticos, laborales o financieros.
– Datos relacionados con la identidad o el Registro Civil de las personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
DEBER DE INFORMAR AL TITULAR
H&E CONSULTORES LEGALES, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
– El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
– El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
– Los derechos que le asisten como Titular.
– La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.
H&E CONSULTORES LEGALES como responsable del Tratamiento, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente numeral y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.
PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá ser suministrada a las siguientes personas:
– A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
– A las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
– A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
H&E CONSULTORES LEGALES como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
– Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
– Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
– Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
– Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
– Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
– Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
– Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
– Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
– Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
– Tramitar las consultas y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley.
– Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
– Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
– Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
– Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Los Encargados del Tratamiento, y en el evento en el cual H&E CONSULTORES LEGALES actúe como encargada, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
– Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
– Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
– Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
– Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
– Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente PTD.
– Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
– Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio, como Autoridad Nacional de Protección de Datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
– Verificar que el responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular.
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INCIDENTES CON DATOS PERSONALES
Se entiende por incidencia cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas.
En caso de conocer alguna incidencia ocurrida, el usuario debe comunicarla a H&E CONSULTORES LEGALES, que adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado.
A menos que exista una solicitud de la autoridad competente debidamente razonada y justificada, no se divulgará información sobre sistemas de cómputo, redes, archivos u otros que hayan sido afectadas por un delito informático o abuso de sistema. Para la entrega de información o datos en virtud de orden de autoridad u orden judicial, esta se allegará a la autoridad administrativa o judicial competente en los términos legales y reglamentarios previstos por la ley.
En los casos en los que una afectación de esta naturaleza aduzca riesgo sobre el uso adecuado de datos, este reporte de incidentes se hará ante la Superintendencia de Industria y Comercio, como Autoridad Nacional de Protección de Datos.
Responsable de atención de consultas:
H&E CONSULTORES LEGALES, Bogotá D.C., PBX: (+57) 601 666 6666, y https://heconsultoreslegales.com/contacto/
Las consultas dirigidas a H&E CONSULTORES LEGALES deberán contener como mínimo la siguiente información:
– Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes;
– Lo que se pretende consultar;
– Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes;
– Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.
– Haber sido presentada por los medios de consulta habilitados por H&E CONSULTORES LEGALES.
SEGURIDAD Y VIDEO VIGILANCIA
H&E CONSULTORES LEGALES cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia, expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, como Autoridad Nacional de Protección de Datos.
Las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de 90 días. En caso que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.
Los controles de acceso a sus instalaciones cuentan con servicio de vigilancia privada quienes tomarán datos e información personal de los visitantes, con miras a identificarlos y así anunciarlos, cualquier manejo indebido de esta información y datos serán de responsabilidad del tercero contratista por este servicio, el cual deberá observar la presente PTD en todo momento.
La PTD tratamiento de datos personales rige a partir del 1º de agosto de 2023, con vigencia indefinida.